Azərbaycanda mətbuat konfransını necə təşkil etməli

18 oktyabr 2026 · ADZONE 360 komandası

Mətbuat konfransı jurnalistləri açıqlamanı dinləmək və onunla bağlı suallar vermək üçün bir araya gətirir. Faktları yoxlamağı, spikerləri və materialları jurnalistlərin suallarını nəzərə alaraq hazırlamağı tövsiyə edirik.

Bu bələdçi mətbuat konfransının nə vaxt uyğun format olduğunu izah edir. Burada xəbər mövzusu və tarixin seçilməsi, spikerlər və suallar, dəvətlər və akkreditasiya, mətbuat materialları, zal və texniki hazırlıq, tədbir günü və sonrakı iş üzrə planlaşdırma tövsiyələrimizi təqdim edirik. Sonda bütün addımları bir araya gətirən yoxlama siyahısı verilir.

Mətbuat konfransı nədir və onu nə vaxt keçirmək lazımdır

Mətbuat konfransı təşkilatın dəvət olunmuş jurnalistlərə xəbər açıqladığı və onların suallarını cavablandırdığı tədbirdir.

Xəbərin təqdimatı üçün nümayiş və ya jurnalistlərlə birbaşa sual-cavab faydalı olduqda mətbuat konfransı keçirməyi tövsiyə edirik. Məsələn:

• göstərilə bilən məhsul, xidmət və ya layihə;
• bir neçə təşkilatın və ya spikerin birgə açıqlaması;
• jurnalistlərin çox güman ki, sual vermək istəyəcəyi xəbər: məsələn, nəticələr, planlar və ya ictimai maraq doğuran məsələ ilə bağlı açıqlama.

Xəbər sadədirsə, mövzunu yalnız bir neçə jurnalist işıqlandırırsa və ya təfərrüatlar hələ yekunlaşmayıbsa, bunun əvəzinə press-reliz və ya daha kiçik media brifinqi barədə düşünün.

Xəbər, tarix və vaxt

Xəbərin əsas mövzusunu aydın müəyyənləşdirməklə başlamağı tövsiyə edirik: nə yenidir, niyə vacibdir və kimə təsir edir. Açıqlamanı iki-üç cümlədə ümumiləşdirin və bu xülasədən spikerləri suallara hazırlamaq üçün istifadə edin.

Tarixi və vaxtı jurnalistləri nəzərə alaraq seçməyi tövsiyə edirik: həmin gün böyük tədbirlərin, bayramların və ya başqa açıqlamaların olub-olmadığını yoxlayın. Dəvət etmək istədiyiniz jurnalistlərdən materialları təhvil vermə vaxtlarını nəzərə alaraq tədbir üçün hansı saatı münasib hesab etdiklərini soruşun. Hamı üçün ən yaxşı vaxt yoxdur: bu, xəbərdən və əlaqə qurmaq istədiyiniz media qurumlarından asılıdır.

Spikerlər, moderator və suallar

Xəbər barədə əsaslı danışa bilən az sayda spiker və tədbiri açan, spikerləri təqdim edən, sual-cavabı idarə edən moderator dəvət etməyi tövsiyə edirik. Tədbirdən əvvəl bunları hazırlayın:

• Əsas mesajlar: hər spikerin çatdırmalı olduğu iki-üç məqam.
• Ehtimal olunan suallar, yoxlanılmış faktlar və hazırlanmış cavablar, o cümlədən çətin suallar.
• Hansı suala kimin cavab verəcəyini müəyyənləşdirin ki, spikerlər bir-birinə zidd cavablar verməsinlər.
• Suallar üçün qaydalar: sual-cavabın nə qədər davam edəcəyi, jurnalistlərə mikrofonun necə veriləcəyi və sualların hansı dillərdə verilə biləcəyi.
• Şifahi tərcümə, əgər spikerlər və jurnalistlər fərqli dillərdə danışırlarsa.

Spikerlər və moderatorla keçirilən məşq zamanı çıxışların müddətini, mesajları və cavabları yoxlamaq olar. Spiker tədbir günü suala dəqiq cavab verə bilmirsə, bunu açıq deməyi, sualı və jurnalistin əlaqə məlumatlarını qeyd etməyi və cavabı tədbirdən sonra göndərməyi tövsiyə edirik.

Dəvətlər, qeydiyyat və akkreditasiya

Hər mətbuat konfransı üçün media siyahısını mövzunu işıqlandıran media qurumları və jurnalistlər əsasında hazırlamağı tövsiyə edirik; PR bələdçimizdə xəbər agentlikləri, portallar və televiziya kanallarına dair nümunələr verilib. Dəvətdə bunlar göstərilməlidir:

• açıqlamanın mövzusu — tədbirdən əvvəl açıqlanması mümkün olan həcmdə;
• tarix, vaxt, məkan və ora getmək üçün yol göstərişləri;
• spikerlər və tədbirin dilləri;
• video və foto çəkilişin, eləcə də fərdi müsahibələrin mümkün olub-olmadığı;
• iştirakı necə və hansı tarixədək təsdiqləmək lazım olduğu, eləcə də əlaqə şəxsi.

Dəvətlərin göndərilməsi, iştirakın təsdiqi və tədbirə gələnlərin qeydiyyatı ayrı-ayrı mərhələlərdir. İştirakını təsdiqləmiş jurnalistlərin və təmsil etdikləri media qurumlarının siyahısını aparın. Tədbir günü gələnləri girişdəki masada qeydiyyata alın və məkan tələb edirsə, onlara beyc verin.

İştirakın təsdiqindən əlavə məkanın və ya təşkilatçının akkreditasiya tələb edib-etmədiyini yoxlayın. Belə olduqda, proseduru və son müraciət tarixlərini əvvəlcədən dəqiqləşdirməyi və jurnalistlərə nə təqdim etməli olduqlarını bildirməyi tövsiyə edirik.

Tədbirdən əvvəl məkan barədə məlumat və tədbir günü üçün əlaqə şəxsi göstərilməklə xatırlatma göndərin.

Mətbuat materialları

Jurnalistlərin dərhal istifadə edə biləcəyi materiallar hazırlamağı tövsiyə edirik:

• xəbəri, spikerlərin sitatlarını və əsas faktları əks etdirən press-reliz;
• yoxlanılmış rəqəmlər və mövzuya dair ümumi məlumatları əks etdirən məlumat vərəqi;
• hər dildə düzgün yazılışı ilə spikerlərin adları, vəzifələri və qısa bioqrafiyaları;
• yüksək ayırdetmə qabiliyyətli foto və video materiallar, eləcə də loqolar;
• sonrakı suallar üçün əlaqə məlumatları.

Materialları dəvət etdiyiniz media qurumlarının dillərində hazırlayın. Azərbaycanda bir sıra media qurumları birdən çox dildə material dərc edir (PR bələdçimizdəki nümunələrə baxın), ona görə də adətən Azərbaycan və rus dillərini, beynəlxalq media dəvət olunduqda isə ingilis dilini də tövsiyə edirik.

Qeydiyyat masasında çap olunmuş nüsxələri hazır saxlayın. Tədbirin əvvəlində və ya dərhal sonra yükləmə linki vasitəsilə paylaşmaq üçün rəqəmsal press-kit hazırlayın.

Məkan, zalın planı və texniki hazırlıq

Jurnalistlərin asanlıqla çata biləcəyi, kameralar üçün yer və gözlənilən qonaq sayına uyğun zalı olan məkan seçin. Aşağıdakıları tədbirin formatını və orada işləyəcək media nümayəndələrinin ehtiyaclarını nəzərə alaraq qiymətləndirməyi tövsiyə edirik:

• Brendinqin kadrlarda görünəcəyi şəkildə hazırlanmış səhnə və ya masa, eləcə də fon.
• Spikerlər üçün mikrofonlar, suallar üçün isə zaldakı jurnalistlərə ötürülən mikrofon.
• TV və radio qruplarının təmiz səs yaza bilməsi üçün mətbuat üçün audio çıxış — lazım olduqda səs siqnalını paylayan qurğu (mult-boks) vasitəsilə.
• Spikerlərin aydın göründüyü kamera mövqeyi və çəkiliş üçün uyğun işıqlandırma.
• Tədbir birdən çox dildə keçirilirsə, şifahi tərcümə avadanlığı.
• Materialı birbaşa məkandan göndərən jurnalistlər üçün elektrik və Wi-Fi.
• Fərdi müsahibələr üçün sakit guşə.
• Jurnalistlər və ya auditoriya tədbiri uzaqdan izləyəcəksə, canlı yayım.

Tədbir günü

Sadə tədbir proqramı tövsiyə edirik: tədbir başlamazdan əvvəl iştirakçılar qeydiyyata alınır; moderator tədbiri vaxtında açır və spikerləri təqdim edir; spikerlər qısa çıxışlar edirlər; moderator sual-cavabı idarə edir; ardınca fərdi müsahibələr keçirilir.

Jurnalistlərin qeydiyyatı, materialların təqdim edilməsi və müsahibə sorğuları ilə məşğul olacaq bir nəfər təyin edin. Sitatları yoxlamaq və vəd olunmuş cavabları sonradan göndərmək üçün mətbuat konfransını qeydə alın.

Mətbuat konfransından sonra

Tədbirdən sonrakı işi jurnalistlərin materialları təhvil vermə vaxtlarını, yoxlanılmış materialların və cavabların nə vaxt hazır olacağını nəzərə alaraq planlaşdırmağı tövsiyə edirik:

• press-relizi, foto və video materialları iştirak edən jurnalistlərə, eləcə də dəvət olunub gələ bilməyənlərə göndərin;
• sual-cavab zamanı vəd etdiyiniz cavabları göndərin;
• jurnalistlərin əlavə sorğularını cavablandırın;
• tədbirlə bağlı mediada dərc olunan və yayımlanan materialları izləyin və qeydə alın, növbəti dəfə nəyi yaxşılaşdırmaq lazım olduğunu qeyd edin.

Mətbuat konfransının mediada işıqlandırılacağına zəmanət yoxdur. Jurnalistlərin xəbər hazırlamasına dəstək olmaq üçün xəbəri aydın təqdim etməyi, faydalı materiallar göndərməyi və tədbirdən sonra operativ əlaqə saxlamağı tövsiyə edirik.

Mətbuat konfransı üçün yoxlama siyahısı

Planı tədbir tarixindən geriyə doğru qurmağı tövsiyə edirik. Hər addım üçün lazım olan vaxt xəbərdən, spikerlərin iştirak imkanlarından, məkandan və redaksiyaların müəyyən etdiyi son müddətlərdən asılıdır.

• Xəbər mövzusunu və mətbuat konfransının doğru format olduğunu təsdiqləyin.
• Tarixi və vaxtı müəyyən edin, eyni vaxta düşən tədbirləri yoxlayın.
• Spikerləri və moderatoru təsdiqləyin; mesajları, ehtimal olunan sualları, yoxlanılmış faktları və cavabları hazırlayın.
• Məkanı sifariş edin; girişi, zalın planını, elektriki, səsi və kamera mövqelərini yoxlayın.
• Media siyahısını hazırlayın, dəvətləri göndərin və təsdiqləri izləyin.
• Akkreditasiyanın tələb olunub-olunmadığını və onun son tarixlərini yoxlayın.
• Mətbuat materiallarını lazımi dillərdə hazırlayın və rəqəmsal press-kitdə bir araya gətirin.
• Lazım olduqda brendinqi, texniki hazırlığı, şifahi tərcüməni, foto və video çəkilişini təşkil edin.
• Məşq keçirin, komandanı təlimatlandırın və xatırlatma göndərin.
• Tədbir günü: qeydiyyat, proqram, suallar və müsahibələr.
• Sonra: materialları göndərin, əlavə sorğuları cavablandırın və tədbirlə bağlı mediada dərc olunan və yayımlanan materialları qeydə alın.

ADZONE 360 ilə əməkdaşlıq

ADZONE 360-ın strategiya və kommunikasiya komandası media əlaqələri, mətbuat materialları və spiker hazırlığı ilə məşğul olur. Tədbir komandamız media brifinqlərindən məhsul təqdimatlarına qədər tədbirlər təşkil edir, prodakşn komandamız isə brendinq, çap, tədbirlərin foto və video çəkilişi xidmətləri göstərir. Bir tədbirlə məhdudlaşmayan media əlaqələri barədə PR bələdçimizə baxın.

Mətbuat konfransınızı planlaşdırmaq üçün ADZONE 360 ilə əlaqə saxlayın.